1. Introduction
AXOWEB, société par actions simplifiée à associé unique située 150, avenue de l’espace Bâtiment A1 à WAMBRECHIES (59118), immatriculée au RCS de LILLE METROPOLE sous le numéro 828 413 120 et représentée par son Président, la société AXOHLD, société à responsabilité limitée située 150, avenue de l’espace – Bâtiment A1 à WAMBRECHIES (59118), immatriculée au RCS de LILLE METROPOLE sous le numéro 823 432 802 et représentée par ses Gérants, Monsieur Olivier VANWAELSCAPPEL et Monsieur André-Xavier ZIEGLER, ci-après « L’ENTREPRISE » s’est engagée dans une politique de respect et de maintien de normes élevées en matière de protection des données à caractère personnel.
Dans le cadre de son activité économique, L’ENTREPRISE est amenée à collecter et à traiter des données à caractère personnel relatives à ses clients, à ses internautes, à ses prestataires, à ses prospects et à son personnel.
Soucieuse de favoriser l’innovation tout en construisant une relation de confiance durable basée sur le partage de valeurs sociales responsables et le respect des personnes, L’ENTREPRISE a mis en place les moyens techniques et organisationnels nécessaires pour protéger les données à caractère personnel qu’elle collecte et traite.
La présente politique a pour objet de présenter les engagements pris par L’ENTREPRISE en matière de protection des données à caractère personnel.
2. Une collecte loyale et transparente
Dans un souci de transparence, L’ENTREPRISE prend soin d’informer ses clients, prestataires, internautes, prospects et salariés, de chacun des traitements qui les concernent.
L’ENTREPRISE se tient disponible à l’adresse suivante pour apporter toute précision nécessaire concernant sa politique de protection des données à caractère personnel : contact-web@axodeco.fr
La collecte de données à caractère personnel a notamment pour objectif une gestion optimale de sa plateforme accessible à l’adresse https://www.axodeco.fr/, mais également une gestion de ses relations professionnelles avec ses clients, ses prestataires, ses prospects, ses internautes et ses salariés.
3. Un traitement des données licite et proportionné
Lorsque L’ENTREPRISE est amenée à traiter des données, elle le fait pour des finalités spécifiques : chaque traitement de données mis en œuvre par L’ENTREPRISE dispose d’une finalité légitime, déterminée et explicite.
Lorsque vous commandez une prestation auprès de L’ENTREPRISE, vous fournissez volontairement des données à caractère personnel, notamment lors de la souscription aux mentions d’information, aux conditions générales de vente, ou encore lors d’une demande de contact en ligne sur les sites appartenant à la L’ENTREPRISE, et vous nous donnez donc votre consentement sur les traitements de vos données à caractère personnel, tels que définis limitativement à l’article 4.
Respectueuse du droit à l’oubli, L’ENTREPRISE fait en sorte que les données ne soient conservées sous une forme permettant l’identification des personnes concernées que pendant une durée nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.
4. Un traitement de données exactes et minimisées
Pour chacun des traitements mis en œuvre, L’ENTREPRISE s’engage à ne collecter et traiter que des données adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.
Lors de la passation de commandes, création de compte utilisateur en ligne, formulaires contacts en ligne de L’ENTREPRISE, ou tout autre engagement contractuel avec L’ENTREPRISE, vous êtes informés du traitement des données à caractère personnel qui sont indispensables à la fourniture des services de L’ENTREPRISE.
Les données collectées par L’ENTREPRISE sont traitées par saisie informatique et font l’objet d’une information détaillée (nature des données collectées, finalités de traitement, durée de conservation et transfert de données) par L’ENTREPRISE auprès des personnes concernées.
Les personnes dont les données sont collectées sont informées de la durée de conservation de leurs données lors de la signature des engagements contractuels avec l’ENTREPRISE.
Il est fait exception aux durées de conservation prévus par les engagements contractuels dans le cas des informations nécessaires à l'accomplissement des obligations légales.
Il est également fait exception aux durées de conservation qui précèdent relativement aux traceurs, comme détaillé à l’article 5 de la présente politique.
L’ENTREPRISE veille à ce que les données soient, si nécessaire, mises à jour et à ce que des procédés soient mis en œuvre pour que les données inexactes soient effacées ou rectifiées.
5. Gestion des traceurs
Pour un fonctionnement optimisé, L’ENTREPRISE développe un site internet qui utilise des traceurs analytiques dont la finalité est la mesure de l’audience du site pour répondre à différents besoins (mesure de performances, détection de problèmes de navigation, optimisation des performances techniques ou de l’ergonomie, estimation de la puissance des serveurs nécessaires, analyse des contenus consultés). Ces traceurs sont nécessaires au fonctionnement et aux opérations courantes d’un site web.
L’ENTREPRISE veille impérativement à fournir aux internautes toute l’information préalable nécessaire permettant le consentement éclairé, libre, spécifique et univoque des internautes, et notamment l’ensemble des finalités distinctes de chaque traceur et l’identité des co-responsables de traitement, au sens de la délibération n° 2020-091 du 17 septembre 2020 portant adoption de lignes directrices relatives à l’application de l'article 82 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée aux opérations de lecture et écriture dans le terminal d’un utilisateur (notamment aux « cookies et autres traceurs ») de la CNIL. https://www.cnil.fr/sites/default/files/atoms/files/lignes_directrices_de_la_cnil_sur_les_cookies_et_autres_traceurs.pdf
L’ENTREPRISE n’utilise pas de traceurs sans le consentement express des personnes concernées, excepté relativement à l’usage des traceurs exemptés du recueil du consentement, à savoir :
- les traceurs destinés à l’authentification auprès d’un service,
- les traceurs conservant le choix exprimé par les utilisateurs sur le dépôt de traceurs,
- les traceurs ayant une finalité strictement limitée à la seule mesure de l’audience sur le site ou l’application pour le compte exclusif de l’éditeur, et servant uniquement à produire des données statistiques anonymes, les données à caractère personnel collectées ne pouvant être recoupées avec d’autres traitements ni transmises à des tiers.
La durée de conservation de ces informations est limitée à 13 mois et vous disposez de la fonctionnalité d’opposition à la collecte de traceurs sur votre navigateur internet.
Il vous est possible de supprimer les traceurs sur votre ordinateur via votre navigateur internet.
Ci-dessous les différentes procédures après ouverture du navigateur Internet :
Si vous utilisez Firefox :
• Cliquez sur l’icône avec 3 barres en haut à droite
• Puis “Options”
• Dans l’onglet “Vie privée”, cliquez sur “supprimer des cookies spécifiques”
• Cliquez sur le bouton “supprimer tous les cookies” ou sur sélectionnez les cookies désirés et “supprimer les cookies
Si vous utilisez Internet Explorer :
• Cliquez sur l’icône de la roue dentée en haut à droite
• Puis “Option internet”
• Dans l’onglet “confidentialité” cliquez sur le bouton “sites”
• Puis bouton “tout supprimer” ou sélectionnez les cookies désirés et “supprimer”
Si vous utilisez Chrome :
• Cliquez sur l’icône de 3 petits points en haut à droite
• Puis “Paramètres”
• Sélectionnez les “paramètres avancés” en bas de la page
• Paragraphe “Confidentialité et sécurité”
• Puis ‘Paramètre du contenu”
• Puis “cookies”
• Sélectionnez “affichez l’ensemble des cookies et données du site”
• Cliquez sur “tout supprimer” ou supprimer les cookies désirés en cliquant sur l’icône de la poubelle de la ligne correspondante.
Si vous utilisez Safari :
• Ouvrez Safari.
• Cliquez sur Safari dans la barre des menus.
• Sélectionnez Préférences...
• Sélectionner l'onglet Confidentialité
• Cliquez sur Supprimer toutes les données de sites web... dans le champ Cookies et autres données de sites web.
• Cliquez sur Supprimer pour confirmer.
• Relancez Safari.
6. Données traitées et durées de conservation
6.1 Données du personnel
Les données collectées par L’ENTREPRISE concernant son personnel sont les suivantes :
Nom, prénom, date de naissance, lieu de naissance, adresse postale, e-mail personnel, e-mail professionnel, téléphone personnel téléphone professionnel, n° SS, N° IBAN pro, nationalité CNI, signature, photographie, nationalité, congés, poste, rémunération, ancienneté, situation familiale des salariés.
Ces données sont conservées le temps de la présence du salarié dans l’organisme et sont conservées sur un support d’archive après son départ selon les durées prévues par le référentiel de la CNIL relatif aux traitements de données à caractère personnel aux fins de gestion du personnel.
6.2 Données des clients et des prestataires
Les données collectées par l’ENTREPRISE concernant ses clients et prestataires sont les suivantes :
Concernant ses clients :
- Clients B2B :
Nom, prénom, fonction professionnelle dans la société, email professionnel, numéro de téléphone professionnel du professionnel concerné.
- Clients B2C :
Nom, prénom, adresse email, téléphone, coordonnées bancaires.
Concernant ses prestataires (partenaires / fournisseurs freelance) :
Nom, prénom, fonction professionnelle dans la société, email professionnel, numéro de téléphone professionnel du personnel concerné.
Ces données sont conservées pendant la durée de la relation commerciale et sont par la suite conservées sur support d’archive selon les durées prévues par le référentiel de la CNIL relatif aux traitements de données à caractère personnel mis en œuvre aux fins de gestion des activités commerciales.
7. Une protection des données assurée
L’ENTREPRISE accorde une importance particulière à la sécurité des données à caractère personnel.
Des mesures techniques et organisationnelles adaptées au degré de sensibilité des données sont mises en œuvre pour les protéger contre les intrusions malveillantes ou la perte, la destruction ou les dégâts d’origine accidentelle qui pourraient porter atteinte à leur confidentialité ou à leur intégrité.
Lors de l’élaboration et de la conception, ou lors de la sélection et de l’utilisation des différents outils qui permettent le traitement des données personnelles, L’ENTREPRISE s’assure, le cas échéant auprès des éditeurs de tels outils, qu’ils permettent d’assurer un niveau de protection optimal des données traitées.
L’ENTREPRISE met ainsi en œuvre des mesures qui respectent les principes de protection dès la conception et de protection par défaut des données traitées. À ce titre, L’ENTREPRISE est en mesure de recourir à des techniques de pseudonymisation ou de chiffrement des données lorsque cela s’avère possible et/ou nécessaire.
Lorsqu’elle a recours à un prestataire, L’ENTREPRISE ne lui communique des données à caractère personnel qu’après lui avoir imposé le respect de ses propres principes en matière de sécurité.
De même, L’ENTREPRISE effectue régulièrement des audits de ses propres services ainsi que de ceux de ses prestataires, et ce afin de vérifier l’application des règles en matière de sécurité des données.
8. Des accès aux données encadrés
L’ENTREPRISE applique des politiques d’habilitation strictes qui permettent que les données qu’elle traite ne soient transmises qu’aux seules personnes autorisées à y avoir accès.
Les données des clients, des prestataires, des prospects, des internautes et du personnel de L’ENTREPRISE sont hébergées par la société NEXYLAN.
Lorsque L’ENTREPRISE a besoin de transférer des données en dehors de l’Union européenne, elle ne le fait que dans le cadre de dispositions contractuelles spécifiques et conformes aux exigences des autorités de contrôles compétentes.
9. Les droits des personnes concernées respectés
L’ENTREPRISE est particulièrement soucieuse du respect des droits des personnes concernées par les traitements de données qu’elle met en œuvre et reconnaît de ce fait l’existence des droits suivants :
- le droit à l’information et à la transparence ;
- le droit d’accès ;
- le droit de rectification ;
- le droit à l’effacement (« droit à l’oubli ») ;
- le droit à la limitation du traitement ;
- le droit à la portabilité ;
- les droits d’opposition ;
- le droit de définir des directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication des données personnelles après la mort.
L’ENTREPRISE reconnaît également que, sauf cas particuliers énumérés par la réglementation applicable, les personnes ont le droit de ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé, y compris le profilage, susceptible de produire sur les personnes concernées des effets juridiques ou de les affecter d’une manière significative similaire.
10. Une prise de contact facilitée
L’ENTREPRISE est à même de répondre aux demandes d’exercice des droits des personnes concernées tout au long du traitement, et ce dans le respect des conditions et délais impartis par la réglementation applicable.
Les demandes d’exercice de droits par la personne concernée s’effectuent, sauf demandes contraires, par courrier électronique à l’adresse suivante : contact-web@axodeco.fr
La personne concernée doit indiquer clairement ses nom et prénom(s), joindre la copie d’une pièce d’identité et indiquer l’adresse à laquelle elle souhaite que la réponse lui soit envoyée.